نکات مدیریتی برایان تریسی
هدایای تبلیغاتی گیفتو- 16 شهریور 1395
- 227 بازدید
نکات مدیریتی برایان تریسی؛ ۱۵ اصل کاربردی برای مدیریت بهتر
مدیریت فقط به معنای تقسیم کردن کارها بین کارکنان نیست. یک مدیر باید بتواند زمان خود را مدیریت کند، میان کارهای مهم و فوری تفاوت بگذارد، تصمیم بگیرد، مسئولیت‌ها را به افراد مناسب بسپارد و در نهایت تیم را به سمت نتیجه هدایت کند.
برایان تریسی در آثار مختلف خود، بخش زیادی از این موضوعات را از زاویه هدف‌گذاری، بهره‌وری، مدیریت زمان، تصمیم‌گیری و عملکرد فردی بررسی کرده است.
اما یک سؤال مهم وجود دارد: کدام یک از این توصیه‌ها واقعاً برای یک مدیر قابل استفاده است؟
در ادامه، مهم‌ترین نکات مدیریتی برایان تریسی را بررسی می‌کنیم و در کنار هر اصل، به این موضوع می‌پردازیم که چگونه می‌توان آن را در شرایط واقعی کاری به کار گرفت.
۱. ابتدا مهم‌ترین کار را مشخص کنید
یکی از شناخته‌شده‌ترین ایده‌های برایان تریسی، مفهوم «قورباغه را قورت بده» است.
منظور این نیست که مدیر باید تمام کارهای سخت را خودش انجام دهد. مفهوم اصلی این است که کار مهمی را که بیشترین تأثیر را بر نتیجه دارد، شناسایی کنید و انجام آن را بی‌دلیل به تعویق نیندازید.
برای مثال، اگر مدیر یک مجموعه باید بین پاسخ دادن به چند پیام روزمره و بررسی یک تصمیم مهم برای آینده شرکت انتخاب کند، صرفاً چون پیام‌ها سریع‌تر انجام می‌شوند، نباید اجازه دهد تمام روز صرف آنها شود.
یک سؤال ساده:
اگر امروز فقط بتوانم یک کار مهم انجام دهم، کدام کار بیشترین تأثیر را روی نتیجه خواهد داشت؟
همین سؤال می‌تواند اولویت‌های روزانه مدیر را تغییر دهد.
۲. بین «مهم» و «فوری» تفاوت بگذارید
یکی از مشکلات رایج مدیران این است که تمام کارهای فوری را مهم تصور می‌کنند.
اما این دو مفهوم یکسان نیستند.
ممکن است یک پیام یا تماس فوراً به پاسخ نیاز داشته باشد، اما تأثیر چندانی بر اهداف اصلی مجموعه نداشته باشد. در مقابل، برنامه‌ریزی برای یک پروژه جدید شاید فوریت نداشته باشد، اما نتیجه آن در چند ماه آینده بسیار مهم باشد.
بنابراین بهتر است کارهای روزانه را از دو زاویه بررسی کنید:
آیا این کار فوری است؟
آیا این کار واقعاً مهم است؟
مدیری که فقط به کارهای فوری پاسخ می‌دهد، ممکن است تمام روز مشغول باشد اما در پایان روز به اهداف اصلی خود نزدیک‌تر نشده باشد.
۳. برنامه‌ریزی را قبل از شروع روز انجام دهید
یکی از اصول مهم در مدیریت زمان، مشخص کردن کارها پیش از شروع آنهاست.
به جای اینکه صبح روز کاری را با این سؤال آغاز کنید که «امروز چه کار کنم؟»، بهتر است از قبل بدانید:
مهم‌ترین کار فردا چیست؟
چه جلساتی دارید؟
چه تصمیم‌هایی باید گرفته شوند؟
کدام کارها قابل واگذاری هستند؟
چه کاری را نباید اجازه دهید وقت شما را بگیرد؟
لازم نیست برنامه روزانه پیچیده باشد. یک فهرست کوتاه از مهم‌ترین فعالیت‌ها نیز می‌تواند کافی باشد.
۴. همه کارها را خودتان انجام ندهید
یکی از تفاوت‌های مهم میان کارمند و مدیر این است که مدیر نباید برای انجام تک‌تک کارها به خودش وابسته باشد.
اگر تمام تصمیم‌ها، پیگیری‌ها و فعالیت‌ها فقط از طریق مدیر انجام شوند، با افزایش حجم کار، خود مدیر تبدیل به گلوگاه سازمان می‌شود.
اینجاست که تفویض اختیار اهمیت پیدا می‌کند.
تفویض اختیار به معنای رها کردن کار نیست؛ بلکه یعنی مسئولیت انجام یک فعالیت را به فرد مناسب بسپارید و نتیجه مورد انتظار را به‌وضوح مشخص کنید.
۵. هنگام تفویض اختیار، فقط کار را واگذار نکنید
یکی از اشتباهات رایج این است که مدیر فقط بگوید:
«این کار را انجام بده.»
اما مشخص نکند:
نتیجه مطلوب چیست؟
کار چه زمانی باید تمام شود؟
چه اختیاراتی در اختیار فرد است؟
چه محدودیت‌هایی وجود دارد؟
چه زمانی باید گزارش ارائه شود؟
تفویض مؤثر باید همراه با نتیجه مورد انتظار و سطح مسئولیت مشخص باشد.
در غیر این صورت ممکن است مدیر تصور کند کار را واگذار کرده، اما در عمل مجبور شود بارها آن را بررسی و اصلاح کند.
۶. تصمیم‌های مهم را بیش از حد عقب نیندازید
مدیریت بدون تصمیم‌گیری ممکن نیست.
گاهی مدیر به دلیل ترس از اشتباه، تصمیمی را آن‌قدر عقب می‌اندازد که خود تأخیر تبدیل به یک مشکل جدید می‌شود.
برای تصمیم‌گیری بهتر می‌توان از یک چارچوب ساده استفاده کرد:
مسئله دقیقا چیست؟
چه اطلاعاتی برای تصمیم لازم است؟
گزینه‌های اصلی کدام‌اند؟
پیامد هر گزینه چیست؟
کدام گزینه با هدف اصلی مجموعه سازگارتر است؟
چه زمانی باید تصمیم اجرا شود؟
هدف این نیست که هر تصمیمی بدون بررسی گرفته شود؛ بلکه نباید بررسی و تحلیل بهانه‌ای برای بی‌تصمیمی شود.
۷. هدف را به فعالیت روزانه تبدیل کنید
گفتن اینکه «می‌خواهم کسب‌وکارم رشد کند» هدف دقیقی نیست.
یک مدیر باید بتواند هدف کلی را به نتایج مشخص‌تر تبدیل کند.
برای مثال:
هدف کلی: افزایش فروش
هدف مشخص: افزایش تعداد مشتریان جدید
اقدام: تماس با مشتریان بالقوه، بهبود پیشنهاد فروش و پیگیری سرنخ‌ها
اندازه‌گیری: تعداد سرنخ، نرخ تبدیل و فروش نهایی
این تبدیل هدف به فعالیت، باعث می‌شود تیم بداند دقیقاً باید چه کاری انجام دهد.
۸. روی نتیجه تمرکز کنید، نه فقط میزان فعالیت
ممکن است یک کارمند روزانه هشت ساعت مشغول باشد اما خروجی مهمی ایجاد نکند.
بنابراین صرفاً پرسیدن «چقدر کار کردی؟» همیشه سؤال مناسبی نیست.
سؤال بهتر این است:
«در نهایت چه نتیجه‌ای ایجاد شد؟»
این نگاه به مدیر کمک می‌کند بین مشغول بودن و بهره‌وری واقعی تفاوت بگذارد.
۹. کارهای تکراری را شناسایی کنید
اگر مدیر هر روز چند ساعت را صرف کارهای مشابه و تکراری می‌کند، باید بررسی کند آیا این فعالیت واقعاً به حضور مستقیم او نیاز دارد یا خیر.
برای مثال:
گزارش‌های تکراری
پیگیری‌های ساده
پاسخ به سؤالات مشابه
هماهنگی‌های معمول
ورود اطلاعات
بررسی‌های قابل واگذاری
ممکن است بعضی از این فعالیت‌ها قابل واگذاری، ساده‌سازی یا حتی حذف باشند.
مدیریت زمان فقط سریع‌تر انجام دادن کارها نیست؛ گاهی حذف کارهای کم‌ارزش اهمیت بیشتری دارد.
۱۰. برای کارکنان، نتیجه مورد انتظار را روشن کنید
یکی از مشکلات مدیریتی این است که مدیر تصور می‌کند خواسته خود را واضح بیان کرده، اما کارمند برداشت دیگری دارد.
به جای دستورهای کلی مانند:
«این پروژه را خوب انجام بده.»
بهتر است مشخص شود:
خروجی دقیق چیست؟
چه زمانی باید تحویل شود؟
معیار قابل قبول بودن چیست؟
چه منابعی در اختیار فرد قرار دارد؟
هرچه نتیجه مورد انتظار روشن‌تر باشد، احتمال دوباره‌کاری کمتر می‌شود.
۱۱. همه مسائل کارکنان را خودتان حل نکنید
اگر هر بار که یکی از کارکنان با مشکل مواجه می‌شود، مدیر بلافاصله راه‌حل را ارائه دهد، ممکن است کارکنان به جای حل مسئله، منتظر تصمیم مدیر بمانند.
گاهی بهتر است مدیر سؤال بپرسد:
«اگر تصمیم با خودت بود، چه راه‌حلی انتخاب می‌کردی؟»
این روش می‌تواند به افزایش استقلال و مسئولیت‌پذیری کارکنان کمک کند.
البته این به معنای کنار کشیدن مدیر از مسائل مهم نیست؛ سطح دخالت باید متناسب با اهمیت و ریسک مسئله باشد.
۱۲. از چندوظیفگی افراطی فاصله بگیرید
مدیری که همزمان درگیر جلسه، پیام، ایمیل، تلفن و چند پروژه است، الزاماً مدیر پربازدهی نیست.
برای کارهای مهم، بهتر است زمان مشخصی را بدون وقفه اختصاص دهید.
مثلاً:
۹ تا ۱۰:۳۰ — کار عمیق روی پروژه مهم
۱۰:۳۰ تا ۱۱ — پاسخ به پیام‌ها و ایمیل‌ها
۱۱ تا ۱۲ — جلسه
این تفکیک ساده می‌تواند تمرکز را افزایش دهد.
۱۳. یاد بگیرید چه کاری را نباید انجام دهید
مدیریت فقط انتخاب کارهایی که باید انجام شوند نیست.
گاهی باید تصمیم بگیرید:
چه کاری نباید انجام شود؟
اگر یک فعالیت نه به هدف اصلی کمک می‌کند، نه نتیجه مشخصی ایجاد می‌کند و نه الزام قانونی یا سازمانی دارد، شاید ارزش وقت گذاشتن نداشته باشد.
مدیری که نمی‌تواند «نه» بگوید، ممکن است زمان خود را با فعالیت‌های کم‌اهمیت پر کند.
۱۴. اصول برایان تریسی را بدون فکر و به‌صورت یک نسخه ثابت اجرا نکنید
این نکته اهمیت زیادی دارد.
آموزه‌های برایان تریسی را بهتر است به‌عنوان چارچوب و ابزار فکری ببینیم، نه مجموعه‌ای از قوانین غیرقابل تغییر.
مثلاً «مهم‌ترین کار را اول انجام بده» در بسیاری از شرایط مفید است، اما در یک روز بحرانی ممکن است ابتدا لازم باشد یک مسئله فوری مربوط به مشتری، ایمنی یا عملیات را حل کنید.
بنابراین سؤال درست این نیست که:
«آیا باید همیشه دقیقاً طبق این روش عمل کنم؟»
بلکه بهتر است بپرسیم:
«این اصل در شرایط فعلی من چگونه قابل استفاده است؟»
این نگاه باعث می‌شود تکنیک‌ها به جای تبدیل شدن به دستورالعمل‌های خشک، به ابزار تصمیم‌گیری تبدیل شوند.
۱۵. بین خودمدیریتی و مدیریت دیگران تفاوت بگذارید
یکی از نکاتی که هنگام مطالعه آثار برایان تریسی باید به آن توجه کرد این است که همه توصیه‌های مربوط به بهره‌وری، الزاماً «مدیریت کارکنان» نیستند.
بعضی اصول بیشتر درباره:
مدیریت زمان
هدف‌گذاری
تمرکز
نظم شخصی
مقابله با اهمال‌کاری
افزایش بهره‌وری فردی
هستند.
در مقابل، مدیریت یک تیم به موضوعات دیگری مانند ارتباطات، تفویض اختیار، بازخورد، حل تعارض، ارزیابی عملکرد و تصمیم‌گیری نیز نیاز دارد.
بنابراین اگر هدف شما مدیریت یک تیم است، نباید خودمدیریتی را با مدیریت سازمان یا کارکنان یکی بدانید.
آیا نکات مدیریتی برایان تریسی هنوز کاربرد دارند؟
این سؤال مهمی است؛ به‌خصوص اگر بخواهیم توصیه‌های او را در محیط کاری امروز استفاده کنیم.
بخشی از اصول مطرح‌شده مانند اولویت‌بندی، هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، تمرکز، مدیریت زمان و تفویض اختیار به تغییر فناوری یا شکل محیط کار وابسته نیستند و همچنان می‌توانند به‌عنوان اصول مدیریتی مورد استفاده قرار بگیرند.
اما نحوه اجرای آنها می‌تواند تغییر کند.
برای مثال، مدیریت یک تیم کاملاً حضوری با مدیریت تیمی که اعضای آن از چند شهر یا کشور مختلف کار می‌کنند، یکسان نیست.
بنابراین بهتر است اصل ثابت را از روش اجرای آن جدا کنیم.
اصل می‌تواند ثابت بماند؛ روش اجرا باید با شرایط کسب‌وکار تطبیق پیدا کند.
آیا مطالب برایان تریسی تکراری هستند؟
این یکی از پرسش‌هایی است که هنگام بررسی آثار مختلف او باید جدی گرفت.
در برخی بازخوردهای خوانندگان، تکرار ایده‌ها میان آثار مختلف او مورد انتقاد قرار گرفته است. بنابراین اگر کسی چند کتاب از برایان تریسی خوانده باشد، طبیعی است که با برخی مفاهیم آشنا مواجه شود.
اما برای مخاطبی که هنوز با چارچوب‌های او آشنا نیست، همین اصول می‌توانند نقطه شروع مناسبی برای ساختن یک سیستم شخصی مدیریت زمان و بهره‌وری باشند.
بنابراین ارزش این مطالب تا حد زیادی به نیاز و سطح تجربه مخاطب بستگی دارد.
از کدام نکته شروع کنیم؟
اگر بخواهید این اصول را واقعاً اجرا کنید، لازم نیست همه آنها را همزمان وارد زندگی کاری خود کنید.
یک مسیر ساده می‌تواند این باشد:
مرحله اول: اولویت‌بندی
هر روز سه کار مهم خود را مشخص کنید.
مرحله دوم: حذف کارهای کم‌ارزش
بررسی کنید چه فعالیت‌هایی وقت زیادی می‌گیرند اما نتیجه قابل توجهی ایجاد نمی‌کنند.
مرحله سوم: تفویض
یک کار تکراری را که فرد دیگری می‌تواند انجام دهد، واگذار کنید.
مرحله چهارم: تمرکز
برای مهم‌ترین کار روز، یک بازه زمانی بدون وقفه ایجاد کنید.
مرحله پنجم: ارزیابی
در پایان هفته بررسی کنید کدام فعالیت‌ها واقعاً نتیجه ایجاد کرده‌اند.
این روش ساده‌تر از تلاش برای اجرای همزمان ده‌ها تکنیک است.
جمع‌بندی
مهم‌ترین نکات مدیریتی برایان تریسی را می‌توان در چند محور اصلی خلاصه کرد:
مهم‌ترین کار را شناسایی کنید.
بین کارهای مهم و فوری تفاوت بگذارید.
برای روز و هفته خود برنامه داشته باشید.
همه کارها را شخصاً انجام ندهید.
تفویض اختیار را با نتیجه مورد انتظار همراه کنید.
تصمیم‌های مهم را بی‌دلیل عقب نیندازید.
هدف‌های کلی را به فعالیت‌های قابل اندازه‌گیری تبدیل کنید.
به جای میزان مشغول بودن، نتیجه را ارزیابی کنید.
فعالیت‌های تکراری و کم‌ارزش را کاهش دهید.
از کارکنان فقط اجرای دستور نخواهید؛ توانایی حل مسئله آنها را نیز تقویت کنید.
تکنیک‌های مدیریتی را متناسب با شرایط واقعی خودتان اجرا کنید.
در نهایت، ارزش آموزه‌های برایان تریسی صرفاً در خواندن فهرستی از توصیه‌ها نیست. نکته مهم‌تر این است که کدام اصل را می‌توانید همین امروز در شیوه کار خود اجرا کنید و نتیجه آن را اندازه بگیرید.
برای مشاوره، دیدن نمونه و دریافت قیمت روز با کارشناسان گیفتو تماس بگیرید: ۰۲۱۶۸۵۲۹۰۰۰ یا ۰۹۰۲۱۰۱۲۹۳۰.
سفارش از گیفتو
برای سفارش و دیدن مدل‌ها، هدایای مدیریتی (109 مدل) و هدایای سازمانی (238 مدل) را ببینید. قیمت درج‌شده قیمت پایه و بدون چاپ لوگوست؛ برای قیمت عمده و بهترین قیمت فروش در تیراژ بالا با ۰۲۱۶۸۵۲۹۰۰۰ یا ۰۹۰۲۱۰۱۲۹۳۰ تماس بگیرید.
چند مدل از هدایای مدیریتی در گیفتو
اگر می‌خواهید از نمونه‌های واقعی شروع کنید:
فهرست کامل مدل‌ها در صفحهٔ هدایای مدیریتی است.
- هدایای تبلیغاتی گیفتو
- 16 مهر 1400
- 368 بازدید
هیچ دیدگاهی یافت نشد