ولکام پک سازمانی چیست و داخلش چه می‌گذاریم؟

اولین روز کاری یک نفر، تنها روزی است که سازمان شما فقط یک بار فرصت دارد خودش را معرفی کند. ولکام پک — یا پک خوش‌آمدگویی — ابزاری است که همان روز اول را از «یک میز خالی و یک لپ‌تاپ» تبدیل می‌کند به چیزی که نیروی جدید عکسش را برای دوستانش می‌فرستد.

ولکام پک سازمانی چیست؟

ولکام پک مجموعه‌ای از اقلام کاربردی با لوگوی سازمان است که در یک جعبه یا باکس اختصاصی بسته‌بندی می‌شود و روز ورود به نیروی جدید تحویل داده می‌شود. برخلاف هدیهٔ مناسبتی، محتوای ولکام پک باید چیزی باشد که فرد از همان هفتهٔ اول روی میزش استفاده کند: دفتر یادداشت، خودکار، ماگ، فلش یا پاوربانک.

این یک رسم تشریفاتی نیست. برای واحد منابع انسانی، ولکام پک ساده‌ترین نقطهٔ تماس فیزیکی با نیروی جدید است و لحن کل فرایند آنبوردینگ را تعیین می‌کند.

چرا روز اول اهمیت دارد

نیروی تازه‌وارد در روزهای نخست مدام در حال قضاوت کردن است: آیا اینجا سازمان‌یافته است؟ آیا به جزئیات اهمیت می‌دهند؟ یک پک آماده و مرتب روی میز، پیش از هر جلسهٔ معارفه‌ای، جواب این سؤال‌ها را می‌دهد. در مقابل، نبودِ هیچ چیز هم پیامی می‌فرستد.

مزیت عملی دیگرش این است که اقلام ضروری روز اول را یکجا می‌کند. به‌جای اینکه فرد دنبال خودکار و دفتر بگردد، همه‌چیز از قبل آماده است.

داخل ولکام پک چه بگذاریم

ترکیب پک معمولاً از چهار دسته بسته می‌شود. لازم نیست از هر دسته چیزی باشد؛ انتخاب بر اساس نقش فرد و بودجهٔ هر پک انجام می‌شود.

اقلام روزمره

خودکار تبلیغاتی و دفتر یادداشت با لوگوی سازمان. این دو ستون ثابت تقریباً همهٔ پک‌ها هستند چون بدون توجه به نقش فرد استفاده می‌شوند.

اقلام کاربردی

لیوان و ماگ برای کسی که پشت میز می‌نشیند، و فلاسک و تراول ماگ برای نقش‌هایی که در رفت‌وآمدند. ماگ معمولاً پرمصرف‌ترین قلم پک است و بیشترین عمر تبلیغاتی را دارد.

اقلام دیجیتال

فلش مموری و پاوربانک. برای تیم فنی و فروش بیشتر از اقلام دیگر به کار می‌آیند. فلش را می‌شود از قبل با فایل‌های آنبوردینگ، دستورالعمل‌ها و کاتالوگ سازمان پر کرد.

ظرف و پوشاک

جعبه و باکس اختصاصی که همه‌چیز را کنار هم نگه می‌دارد، کیف و ساک، و تیشرت با برند سازمان. جعبه را دست‌کم نگیرید: همان چیزی است که لحظهٔ باز کردن پک را می‌سازد.

سه سطح رایج ولکام پک

در عمل بیشتر سازمان‌ها پک را در سه سطح تعریف می‌کنند تا هم بودجه کنترل شود هم تفاوت نقش‌ها رعایت شود:

• سطح پایه — دفتر یادداشت، خودکار و ماگ در یک جعبهٔ ساده. برای استخدام‌های پرتعداد و نیروهای عملیاتی.
• سطح میانی — همان ترکیب به‌علاوهٔ فلش یا پاوربانک و یک کیف. برای کارشناسان و تیم‌های ستادی.
• سطح مدیریتی — هدیه مدیریتی با جنس چرم و بسته‌بندی نفیس. برای مدیران و استخدام‌های کلیدی.

تعریف این سه سطح از قبل باعث می‌شود هر بار استخدام جدید، فرایند انتخاب از نو شروع نشود.

ولکام پک برای نیروی دورکار

وقتی نیروی جدید قرار نیست به دفتر بیاید، پک باید پستی ارسال شود و این دو چیز را عوض می‌کند. اول اینکه جعبه باید تحمل حمل‌ونقل داشته باشد؛ باکس سخت به‌جای جعبهٔ نازک. دوم اینکه اقلام شکستنی مثل ماگ سرامیکی ریسک دارند و بهتر است جایشان را به اقلام مقاوم‌تر بدهند.

یک نکتهٔ زمان‌بندی هم هست: پک باید پیش از روز اول برسد، نه بعدش. ارسال را حداقل یک هفته جلوتر برنامه‌ریزی کنید.

پنج اشتباه رایج

1. لوگوی بزرگ روی همه‌چیز. اقلامی که بیش از حد برندگذاری شده‌اند بیرون از محیط کار استفاده نمی‌شوند، و دقیقاً استفادهٔ بیرونی است که برای سازمان ارزش تبلیغاتی می‌سازد.
2. اقلام بی‌کیفیت. خودکاری که هفتهٔ دوم کار نمی‌کند، پیام بدتری از نبودِ هدیه می‌فرستد.
3. یک پک برای همه. ترکیب مناسب یک کارشناس فروش با ترکیب مناسب یک نیروی انبار فرق دارد.
4. فراموش کردن یادداشت خوش‌آمد. یک کارت کوچک با نام فرد، تفاوت بین «بستهٔ استاندارد» و «برای تو آماده شده» است.
5. سفارش دیرهنگام. چاپ لوگو زمان می‌برد؛ سفارش در هفتهٔ استخدام یعنی پک بعد از شروع به کار می‌رسد.

ولکام پک یا ست هدیه؟

این دو با هم اشتباه گرفته می‌شوند ولی کارکردشان متفاوت است. ولکام پک برای لحظهٔ ورود طراحی می‌شود و اقلامش کاربردی و روزمره‌اند. ست هدیه تبلیغاتی برای مناسبت و قدردانی است و معمولاً ظاهر نفیس‌تر و کاربرد کمتری دارد.

اگر دنبال دید کلی همهٔ سطوح هستید، هدایای سازمانی فهرست کامل را دارد.

حداقل تیراژ هر قلم

چون هر قلم جداگانه چاپ می‌شود، حداقل سفارش بر اساس نوع کالا تعیین می‌شود نه بر اساس تعداد پک:

• پوشاک و تیشرت: از ۱۰ عدد
• لیوان و ماگ: از ۳۶ عدد
• خودکار: از ۵۰ عدد

یعنی اگر ۱۵ نفر استخدام می‌کنید، تیشرت و دفتر مشکلی ندارد ولی برای ماگ یا باید تعداد بیشتری سفارش دهید و مازادش را نگه دارید، یا از مدل‌های آمادهٔ انبار استفاده کنید.

مراحل سفارش

1. تعداد نفرات و بودجهٔ هر پک را اعلام می‌کنید.
2. دو تا سه چیدمان پیشنهادی با قیمت دریافت می‌کنید.
3. فایل لوگو را می‌فرستید و طرح چاپ روی هر قلم تایید می‌شود.
4. پک‌ها بسته‌بندی و آمادهٔ تحویل می‌شوند.

گیفتو ۹ مدل ولکام پک آماده دارد که می‌شود مستقیم سفارش داد یا به‌عنوان نقطهٔ شروع برای چیدمان اختصاصی استفاده کرد.

برای چیدمان و استعلام قیمت تماس بگیرید: ۰۲۱۶۸۵۲۹۰۰۰ یا ۰۹۰۲۱۰۱۲۹۳۰.

دسته‌بندی‌های مرتبط: هدایای خوش آمد گویی تبلیغاتی، هدایای سازمانی، هدیه مدیریتی، ست هدیه تبلیغاتی.